frequently asked questions

Voorwaarde: uw account moet het organisatierecht ‘formulieren beheren’ toegewezen hebben gekregen.

Een inspectie voert u uit op locatie door de Inspect4All app te openen op uw mobiele apparaat (tablet/smartphone).
Vervolgens opent u, na inloggen, het gewenste formulier bij ‘Mijn formulieren’.

Indien u uw formulier al heeft voorbereid (concept) wordt het aantal aangemaakte concepten bij het formulier getoond in een blauw rondje aan de rechter bovenkant van het conceptformulieren-icoon.

Afhankelijk van het aantal aangemaakte concepten, kiest u a.d.h.v. de opgeslagen datum en tijd het juiste concept om verder in te vullen.

Ja, dit is mogelijk. U kunt het formulier openen op zowel uw desktop/browser als binnen de app. U gaat naar uw formulier (bij ‘mijn formulieren’) en start vervolgens een nieuw concept.

Vul hier de voor te bereiden velden in. Wanneer u hiermee klaar bent kiest u voor opslaan en sluit u het concept. (Indien App: synchroniseert u de app zodat het concept naar de Inspect4All server toe wordt gestuurd en alle ingevulde data veilig weg is geschreven). Het concept kunt u vervolgens weer openen op de locatie om de inspectie/audit verder uit te voeren. 

Ja, dit is mogelijk. Bij het bouwen van een formulier biedt Inspect4All een aantal Import elementen. Hiermee is het mogelijk om gegevens uit een Inspect4All document, een externe gegevensbron of gegevens uit een QR-code te importeren in uw formulier, waardoor uw formulier (deels) voor u wordt ingevuld. Dit levert u een enorme tijdsbesparing op.

Een alias is een koppeling tussen een input element (b.v. een tekstveld) en een specifieke plaats in het formulier. Het wordt gebruikt om de ingevulde waarde van een tekstveld automatisch op andere plaatsen in het formulier in te vullen. Zo hoeft u een waarde niet telkens opnieuw in te vullen.

Bijvoorbeeld in een formulier komt de naam van de inspecteur regelmatig terug.

Selecteer hiervoor in de form builder onder categorie ‘Input’ het element ‘tekst’ voor het invoeren van de naam van de inspecteur. (scherm 1) Dit element geeft u in het ‘Element bewerken venster’ bij ‘ALGEMEEN’ het label: Naam Inspecteur.

Bij ‘GEAVANCEERDE INSTELLINGEN’ (scherm 2) klikt u op ‘Naam_inspecteur’ zodat de alias automatisch in wordt gevuld (scherm 3). Dit voorkomt mogelijke spelfouten waardoor de aliaskoppeling niet meer werkt.

Nu is de koppeling voorbereidt.

Vervolgens kunt u de naam die in het tekst element in wordt gevuld in statische elementen (categorie ‘static’) aanroepen door gebruik te maken van @alias. In dit voorbeeld is in een Static element Tekst (scherm 4) in het tekstveld of in het label

@Naam_inspecteur ingevuld. (scherm 5) Wanneer bij het invullen van het formulier de naam van de inspecteur in het tekst element wordt ingevuld (Kees Geeltjes) wordt de naam direct getoond in de tekst waar de alias aan wordt geroepen (Inspecteur Kees Geeltjes heeft een inspectie uitgevoerd…). (scherm 6)

LET OP: In het hele formulier is het verplicht om unieke aliassen te gebruiken. Wanneer u (per ongeluk) meerdere keren dezelfde aliasnaam gebruikt, weet Inspect4All niet welke waarde uit welk input element op welke aliasplaats ingevuld moet worden.

Tevens mag een aliasnaam alleen bestaan uit letters, cijfers en underscores(_). Andere tekens en symbolen worden niet ondersteund.

Data die na een inspectie wordt opgeslagen, wordt weggeschreven naar de Inspect4All cloudserver. Hiervandaan wordt alle informatie die eerder is opgebouwd en ingevuld ook weer opgehaald zodra u deze nodig heeft. 

Informatiebeveiliging beschouwt Maxdoro als haar core competence en wij doen dan ook geen concessies op dit gebied. Inspect4All is ontwikkeld volgens de beveiligingsstandaarden die het Centrum voor Informatiebeveiliging en Privacybescherming stelt. De applicatieserver bevindt zich in een ISO 27001/2 gecertificeerd datacentrum in Nederland.

Het is ook mogelijk om data on-premise te beheren.

In Inspect4all maakt u makkelijk een professionele rapportage van de verzamelde informatie. Zodra u een formulier heeft afgerond (tot document) heeft u direct de mogelijkheid om hier een rapportage van te downloaden in het door u gewenste bestandsformaat (PDF, Word, Excel).

Het rapport wordt opgemaakt aan de hand van de instellingen die op organisatieniveau zijn ingesteld: organisatielogo, titelblad afbeelding, inhoudsopgave, paginanummers, voettekst etc.

Er zijn drie stappen te onderscheiden in de rechtsgeldigheid van documenten. Inspect4All voldoet aan twee van deze drie stappen. Door via ‘Share Documents’ uw bestanden te delen, wordt geregistreerd wanneer een document bij iemand is afgeleverd en wanneer deze is geopend. 

 Lees meer over de rechtsgeldigheid van documenten.

U kunt dit alleen wijzigen indien aan uw account het organisatierecht ‘organisatie instellingen wijzigen’ is toegewezen.

Inspect4All is ontwikkeld als een generieke applicatie waardoor in theorie elke backoffice applicatie te koppelen is met Inspect4All. We hebben veel ervaring in het bouwen van API koppelingen en zorgen er zo voor dat de server van uw organisatie niet belast wordt. Wilt u meer weten neem dan contact met ons op.