frequently asked questions

Algemeen

Wat is het verschil tussen Inspect4All op de computer en via de app op mijn mobiel?

Op uw computer heeft u via uw internetbrowser toegang tot alle functies van Inspect4All. Afhankelijk van uw rechten. (Zie ook de vraag: Waarom zie ik bepaalde opties in het menu niet?)
De Inspect4All app op tablet of smartphone is bedoeld voor het uitvoeren van de inspectie/audit zelf. Hier heeft u enkel toegang tot Mijn formulieren, mijn concepten en mijn documenten.

Gegevens die tijdens de inspectie worden verzameld zijn na synchronisatie ook op uw computer, of iedere ander device met internet verbinding, beschikbaar.

Wat is het verschil tussen mijn formulieren, mijn concepten en mijn documenten?

Binnen Inspect4All wordt er gewerkt in een “drietrapssysteem”. Een formulier dat voor u beschikbaar is voor het uitvoeren van bijvoorbeeld een inspectie, vindt u onder ‘Mijn formulieren’. Wanneer u start met het invullen van dit formulier, wordt het een concept. Het gedeeltelijk ingevulde formulier is te vinden onder ‘Mijn concepten’. Zodra een formulier is afgerond, is het conceptformulier een document geworden en is deze te vinden onder ‘mijn documenten’.

 

inspect4all menu lijst 3 items

MIJN FORMULIEREN: LEEG FORMULIER

MIJN CONCEPTEN: GEDEELTELIJK INGEVULD FORMULIER

MIJN DOCUMENTEN: AFGEROND FORMULIER

 

Waarom zie ik bepaalde opties in het menu niet?

Aan een gebruiker worden, afhankelijk van zijn of haar functie binnen de organisatie, specifieke rechten toegewezen. Standaard krijgt een gebruiker geen extra rechten toegewezen en zal daarom alleen maar Mijn formulieren, Mijn concepten en Mijn documenten in het menu aantreffen.

In de meeste gevallen worden door uw organisatie 1 tot 2 beheerders van Inspect4All toegewezen. Deze beheerder heeft de mogelijkheid om de volgende organisatierechten toe te wijzen aan u als gebruiker:

–       gebruikers-/groepen
–       formulieren
–       gegevensbronnen
–       exports beheren
–       organisatie instellingen wijzigen

Welke betaalmogelijkheden accepteert Inspect4All

Inspect4All accepteert de volgende betaalmogelijkheden:

  • iDeal
  • Creditcard
  • PayPal
  • Automatische incasso
  • Digitale formulieren

    Waar in Inspect4All kan ik formulieren aanmaken en beheren?

    Voorwaarde: uw account moet het organisatierecht ‘formulieren beheren’ toegewezen hebben gekregen.

     

    Formulieren bouwen in menu

    Wanneer u op uw PC inlogt in Inspect4All met uw account, ziet u als 4e optie in het menu aan de linkerkant het onderdeel ‘Formulieren’, te herkennen aan het groene tandwieltje. Wanneer u hier op klikt, heeft u de mogelijkheid om de aangemaakte formulieren binnen uw organisatie te openen en te beheren. Tevens heeft u de mogelijkheid om rechts bovenin op het + symbool ‘Nieuw formulier’ te klikken.

    1.2 Formulier toevoegen

    Hier kunt u een template formulier uit onze template store openen en te beheren (een template is een goede basis voor uw nieuwe formulier). Of kies voor ‘Leeg formulier toevoegen’.

    1.3 Leeg formulier toevoegen

    Begin daarna met het aanmaken van een sectie. Zie een sectie als een nieuw hoofdstuk. In een sectie kunt u vervolgens uw formulier van begin af aan te bouwen naar uw eigen wensen.

    Hoe voer ik een inspectie uit?

    Een inspectie voert u uit op locatie door de Inspect4All app te openen op uw mobiele apparaat (tablet/smartphone).
    Vervolgens opent u, na inloggen, het gewenste formulier bij ‘Mijn formulieren’.

    Indien u uw formulier al heeft voorbereid (concept) wordt het aantal aangemaakte concepten bij het formulier getoond in een blauw rondje aan de rechter bovenkant van het conceptformulieren-icoon.

    2.2 Aantal concepten

    Afhankelijk van het aantal aangemaakte concepten, kiest u a.d.h.v. de opgeslagen datum en tijd het juiste concept om verder in te vullen.

     

    Kan ik de formulieren voorbereiden (voor gebruik voorzien van data)?

    Ja, dit is mogelijk. U kunt het formulier openen op zowel uw desktop/browser als binnen de app. U gaat naar uw formulier (bij ‘mijn formulieren’) en start vervolgens een nieuw concept.

    Vul hier de voor te bereiden velden in. Wanneer u hiermee klaar bent kiest u voor opslaan en sluit u het concept. (Indien App: synchroniseert u de app zodat het concept naar de Inspect4All server toe wordt gestuurd en alle ingevulde data veilig weg is geschreven). Het concept kunt u vervolgens weer openen op de locatie om de inspectie/audit verder uit te voeren. 

    Kan ik bestaande data ook in een formulier importeren?

    Ja, dit is mogelijk. Bij het bouwen van een formulier biedt Inspect4All een aantal Import elementen. Hiermee is het mogelijk om gegevens uit een Inspect4All document, een externe gegevensbron of gegevens uit een QR-code te importeren in uw formulier, waardoor uw formulier (deels) voor u wordt ingevuld. Dit levert u een enorme tijdsbesparing op.

    Import elementen

    Wat is een alias en waarvoor kan ik dit gebruiken bij het bouwen van een formulier?

    Een alias is een koppeling tussen een input element (b.v. een tekstveld) en een specifieke plaats in het formulier. Het wordt gebruikt om de ingevulde waarde van een tekstveld automatisch op andere plaatsen in het formulier in te vullen. Zo hoeft u een waarde niet telkens opnieuw in te vullen.

    Bijvoorbeeld in een formulier komt de naam van de inspecteur regelmatig terug.

    Selecteer hiervoor in de form builder onder categorie ‘Input’ het element ‘tekst’ voor het invoeren van de naam van de inspecteur. (scherm 1) Dit element geeft u in het ‘Element bewerken venster’ bij ‘ALGEMEEN’ het label: Naam Inspecteur.

    Bij ‘GEAVANCEERDE INSTELLINGEN’ (scherm 2) klikt u op ‘Naam_inspecteur’ zodat de alias automatisch in wordt gevuld (scherm 3). Dit voorkomt mogelijke spelfouten waardoor de aliaskoppeling niet meer werkt.

    Nu is de koppeling voorbereidt.

    Vervolgens kunt u de naam die in het tekst element in wordt gevuld in statische elementen (categorie ‘static’) aanroepen door gebruik te maken van @alias. In dit voorbeeld is in een Static element Tekst (scherm 4) in het tekstveld of in het label

    @Naam_inspecteur ingevuld. (scherm 5) Wanneer bij het invullen van het formulier de naam van de inspecteur in het tekst element wordt ingevuld (Kees Geeltjes) wordt de naam direct getoond in de tekst waar de alias aan wordt geroepen (Inspecteur Kees Geeltjes heeft een inspectie uitgevoerd…). (scherm 6)

    Alias Flow

    LET OP: In het hele formulier is het verplicht om unieke aliassen te gebruiken. Wanneer u (per ongeluk) meerdere keren dezelfde aliasnaam gebruikt, weet Inspect4All niet welke waarde uit welk input element op welke aliasplaats ingevuld moet worden.

    Tevens mag een aliasnaam alleen bestaan uit letters, cijfers en underscores(_). Andere tekens en symbolen worden niet ondersteund.

     

    Management vragen

    Waar blijft de data die ik opsla en kan ik die data opnieuw gebruiken?

    Data die na een inspectie wordt opgeslagen, wordt weggeschreven naar de Inspect4All cloudserver. Hiervandaan wordt alle informatie die eerder is opgebouwd en ingevuld ook weer opgehaald zodra u deze nodig heeft. 

    Informatiebeveiliging beschouwt Maxdoro als haar core competence en wij doen dan ook geen concessies op dit gebied. Inspect4All is ontwikkeld volgens de beveiligingsstandaarden die het Centrum voor Informatiebeveiliging en Privacybescherming stelt. De applicatieserver bevindt zich in een ISO 27001/2 gecertificeerd datacentrum in Nederland.

    Het is ook mogelijk om data on-premise te beheren.

    Hoe maak ik een professioneel rapport van de inspectie resultaten?

    In Inspect4all maakt u makkelijk een professionele rapportage van de verzamelde informatie. Zodra u een formulier heeft afgerond (tot document) heeft u direct de mogelijkheid om hier een rapportage van te downloaden in het door u gewenste bestandsformaat (PDF, Word, Excel).

    Het rapport wordt opgemaakt aan de hand van de instellingen die op organisatieniveau zijn ingesteld: organisatielogo, titelblad afbeelding, inhoudsopgave, paginanummers, voettekst etc.

    Kan ik een ingevuld formulier (Mijn document) ook als Word, PDF of Excel document downloaden?
    Ja dit is mogelijk. Wanneer u snel een rapportage wilt downloaden in PDF, wordt de styling van het rapport overgenomen zoals gedefinieerd in de ‘formulier instellingen’. Indien u het rapport zelf nog wilt aanpassen heeft u de mogelijkheid om het rapport als Word document te downloaden. Indien u de ingevulde gegevens in het formulier wilt gebruiken, voor bijvoorbeeld statistieken, download de informatie dan in Excel.
    PDF Downloaden
    Download DOCX
    Excel Downloaden

     

    Zijn digitale handtekeningen rechtsgeldig?

    Er zijn drie stappen te onderscheiden in de rechtsgeldigheid van documenten. Inspect4All voldoet aan twee van deze drie stappen. Door via ‘Share Documents’ uw bestanden te delen, wordt geregistreerd wanneer een document bij iemand is afgeleverd en wanneer deze is geopend. 

     Lees meer over de rechtsgeldigheid van documenten.

    Technische vragen

    Waar kan ik mijn bedrijfslogo en kleuren aanpassen?

    U kunt dit alleen wijzigen indien aan uw account het organisatierecht ‘organisatie instellingen wijzigen’ is toegewezen.

     

    Uw bedrijfslogo, zoals deze op de rapportage wordt getoond,  is aan te passen bij het onderdeel ‘Document Instellingen’ bij het menu item ‘Organisatie’.

    Het aanpassen van kleuren is een (extra) betaalde feature. Wilt u hier gebruik van maken? Neem dan contact op met onze supportafdeling.

    Document instellingen
    Logo (output)

    Kan ik koppelen of integreren met een backoffice applicatie?

    Inspect4All is ontwikkeld als een generieke applicatie waardoor in theorie elke backoffice applicatie te koppelen is met Inspect4All. We hebben veel ervaring in het bouwen van API koppelingen en zorgen er zo voor dat de server van uw organisatie niet belast wordt. Wilt u meer weten neem dan contact met ons op.


    Staat uw vraag er niet bij? Mail ons uw vraag